En service à la mairie de Gendreville depuis juin 2026.
Il y trie les courriels du secrétariat, tient l'agenda des réunions
et envoie les convocations aux élus.
Dans une petite commune, le secrétariat n'est ouvert que certains jours.
Entre deux permanences, la boîte mail continue de se remplir : demandes
d'administrés, courriers de l'État, factures, invitations, démarchage.
Le travail n'est pas de lire ces messages, il est de faire le tri.
De distinguer ce qui demande une réponse rapide, ce qui a une échéance,
et ce qui peut attendre la semaine prochaine. Cette tâche prend les
premières minutes de chaque permanence, et elle n'apparaît dans
aucune fiche de poste.
Un rapport qui commence là où vous vous êtes arrêté
Chaque matin d'ouverture, Augustin prépare un rapport de ce qui est
arrivé depuis la dernière permanence. Pas depuis la veille : depuis la
dernière fois que quelqu'un était présent. Les messages y sont
regroupés par nature, avec pour chacun qui écrit, ce qui est demandé,
et l'échéance s'il y en a une.
Un tri écrit avec la commune, pas imposé
Augustin range dans les dossiers qui existent déjà dans la boîte de la
mairie. Le classement automatique lui-même est facultatif : une commune
peut choisir qu'il propose un rangement sans rien déplacer, et ne
l'activer qu'après avoir vu le résultat sur plusieurs semaines.
Ce qu'Augustin fait
- Il trie et résume les courriels reçus depuis la dernière permanence, et fait remonter en tête ce qui appelle une action de la mairie.
- Il repère les invitations reçues par courriel et les range dans un agenda, sans ressaisie.
- Il envoie les convocations aux élus cochés, avec l'ordre du jour et les pièces jointes.
- Il rappelle la réunion la veille à chaque élu inscrit, par messagerie instantanée en priorité, par courriel sinon. Et si une réunion du lendemain n'a aucun inscrit, il prévient le secrétariat.
- Il ne dépend pas de l'ordinateur de la mairie : il fonctionne même éteint, et pendant les congés du secrétariat.
Ce qu'il ne fait pas : il ne répond à personne à la place de la
secrétaire, il ne prend aucune décision, il ne supprime rien. Le modèle
d'intelligence artificielle qui lit les messages est français, et
chaque commune dispose de son propre espace, séparé des autres.
