Augustin : l'assistant IA qui trie les mails de la mairie
Quand le secrétariat n'est ouvert que quelques jours par semaine, les mails, eux, n'attendent pas. Augustin les analyse, les organise et prépare l'essentiel avant le retour de la secrétaire.
Dans une petite commune, le secrétariat n'est ouvert que certains jours. Entre deux permanences, la boîte mail continue de se remplir : demandes d'administrés, courriers de l'État, factures, invitations, démarchage...
Le travail n'est pas seulement de lire ces messages. Il faut surtout faire le tri : distinguer ce qui demande une réponse rapide, ce qui comporte une échéance et ce qui peut attendre la semaine suivante.
Cette tâche prend les premières minutes — parfois bien davantage — de chaque permanence. Et pourtant, elle reste largement invisible.
Augustin s'en charge.
Il est en service à la mairie de Gendreville depuis juin 2026.
📬 Un rapport qui commence là où vous vous êtes arrêté
Chaque matin d'ouverture du secrétariat, Augustin prépare un rapport de tout ce qui est arrivé depuis la dernière permanence.
Pas simplement depuis la veille : depuis la dernière fois que quelqu'un était présent.
Les messages sont regroupés par nature et, pour chacun, Augustin fournit un résumé très court :
Qui écrit ? Que demande-t-il ? Y a-t-il une échéance ?
Les messages nécessitant une action de la mairie remontent en tête du rapport, quel que soit leur expéditeur.
Ainsi, un courrier de l'État qui attend une réponse urgente ne disparaît pas au milieu des autres messages simplement parce qu'il provient d'un expéditeur habituel.
🗂️ Un tri construit avec la commune, pas imposé
Augustin utilise les dossiers qui existent déjà dans la boîte mail de la mairie. Il n'impose pas sa propre organisation.
Les règles sont définies avec le secrétariat à partir de situations réellement rencontrées : un fournisseur dont un retard de paiement peut entraîner une coupure de service, un devis qui doit toujours être retrouvé au même endroit, un organisme dont les messages nécessitent régulièrement une régularisation...
Et surtout, le classement automatique reste facultatif.
Une commune peut commencer par demander à Augustin de proposer un classement sans déplacer aucun message.
La secrétaire observe alors son comportement pendant plusieurs semaines. Lorsque les règles sont validées, le classement automatique peut être activé.
C'est volontairement progressif : Augustin doit s'adapter au fonctionnement de la mairie, et non l'inverse.
📅 Il s'occupe aussi des réunions et des convocations
Augustin ne s'arrête pas au tri des mails.
Lorsqu'une invitation ou une convocation arrive par mail, il peut la détecter et l'intégrer automatiquement dans un agenda, sans ressaisie.
Depuis une interface simple, la secrétaire, le maire ou un adjoint sélectionne les élus concernés. Les convocations peuvent alors être envoyées avec l'ordre du jour et les pièces jointes.
La veille de la réunion, chaque élu inscrit reçoit automatiquement un rappel, par messagerie instantanée en priorité ou par mail.
Et Augustin vérifie même que quelqu'un est bien inscrit.
Si, le matin, une réunion prévue le lendemain ne compte encore aucun participant, le secrétariat est alerté.
Car un rappel automatique qui part dans le vide est parfois pire que l'absence de rappel : tout le monde pense que c'est fait.
🔒 Et les données de la commune ?
C'était évidemment un point essentiel dès la conception d'Augustin.
Le modèle d'intelligence artificielle utilisé pour analyser les messages est français.
Les données de la commune sont hébergées en Europe sur nos serveurs, et chaque collectivité dispose de son propre espace, séparé de celui des autres communes.
Augustin ne dépend pas non plus de l'ordinateur du secrétariat.
Même lorsque le PC de la mairie est éteint, Augustin continue de travailler.
Week-ends, jours de fermeture ou congés : lorsqu'une secrétaire revient à son bureau, son rapport l'attend.
🤝 Ce qu'Augustin ne fait pas
Augustin ne répond à personne à la place de la secrétaire.
Il ne prend aucune décision.
Il ne supprime aucun message.
C'est un choix.
Nous ne pensons pas que l'intelligence artificielle doive remplacer les secrétaires de mairie.
Nous pensons qu'elle doit leur enlever les tâches répétitives et leur rendre du temps pour ce qui demande réellement une présence humaine : accueillir, renseigner, accompagner les habitants et faire avancer les dossiers de la commune.
👀 Envie de voir Augustin travailler ?
Vous êtes maire, élu ou secrétaire de mairie et vous souhaitez voir concrètement ce qu'Augustin peut apporter à votre commune ?
Nous vous proposons une démonstration d'une trentaine de minutes, sans engagement, sur le fonctionnement réel d'une boîte mail de mairie.
